不動產登記檔案信息資源管理模式探討

來源:方北大廈管理中心 　發布時間:2016-07-14 16:19:47

一、不動產登記檔案信息資源概念

不動產登記，是指不動產登記機構依法將不動產權利歸屬和其他法定事項記載于不動產登記簿的行為，不動產包括土地、海域以及房屋、林木等定著物。“不動產登記檔案是不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更等工作中形成的真實記錄。”不動產登記檔案、不動產登記簿、及在不動產登記行為中產生的相關資料，構成了不動產登記檔案信息資源的基本組成部分。

完整、準確、安全的不動產登記檔案信息資源是審查和確定產權、保障所有權人合法權益的重要依據，是進行城市規劃和建設必不可少的基礎材料，是反映城市房屋和土地現狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產管理水平的重要標志之一，在國土資源保護、地籍調查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等領域發揮重要作用。

二、不動產登記檔案信息資源特點

1、專業憑證性。不動產登記檔案記載了不動產產權的歸屬和沿革,反映了不動產的權利狀況,專業性要求高。如房屋面積的丈量、土地界限的認定、房地產平面圖的測繪等,都必須由具有專業資質的部門出具報告。不動產權屬狀況的記錄和管理都是唯一的能夠合法地證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。

2、復雜多樣性。體現在三個方面，一是構成復雜多樣，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面構成，涵蓋了不動產登記的所有形式；二是形式復雜多種，傳統紙質檔案與現代電子檔案相結合，原始檔案資料以紙質為主，現代電子檔案以圖像文件為主；三是信息構成復雜，空間地理信息與屬性綜合信息相融合，既含有與地理分布有關的數據，也包括權利屬性、自然狀況等基本信息。

3、動態連續性。不動產登記中的房屋土地登記與老百姓的日常生活息息相關，現代社會市場經濟的高度發展，也促進了房地產市場的交易劇增。從土地的劃撥、流轉，房屋的買賣、過戶、繼承，甚至是房屋的司法拍賣，一宗土地、一處房產的來龍去脈全部體現在不動產登記檔案中，自始至終反映房屋產權的真實情況。在房地產市場中，產權轉移在頻繁中更替，甚至存在一次買賣的過戶辦理尚未完成時而下一次的買賣轉移已促成的現象。因此具有動態常規性、連續必然性。

4、流通增量性。不動產登記檔案信息,通過房地產市場交易的流通,不斷擴大不動產登記信息的使用范圍,促進區域間房地產市場的發展與壯大,促進經濟的發展。不動產交易的頻繁，決定了不動產登記業務量不斷增加，從而導致不動產登記檔案的不斷擴容。永久保存的不動產登記檔案，必然要求高質量的保存條件。

以上特點決定了不動產登記檔案信息資源管理模式要有利于保障不動產登記檔案的專業性，全面管理復雜多樣的不動產登記檔案，管理模式要適應于其動態連續性，保障不斷增長的不動產登記檔案的保存和管理。

三、不動產登記檔案信息資源管理模式

2015年3月1日《不動產登記暫行條例》正式實行，不動產統一登記工作在全國全面鋪開。《物權法》規定：不動產登記簿是物權歸屬和內容的根據。《不動產登記暫行條例》規定：不動產登記簿由不動產登記機構永久保存。不動產登記簿損毀、滅失的，不動產登記機構應當依據原有登記資料予以重建。由此可見，不動產登記檔案是不動產登記工作的原始依據，其重要性不言而喻，是不動產登記工作開展的基礎和基石，支撐不動產登記工作有序發展，因此不動產登記檔案信息資源管理模式的確定和建立至關重要。

2015年3月1日《不動產登記暫行條例》正式實行，不動產統一登記工作在全國全面鋪開。《物權法》規定：不動產登記簿是物權歸屬和內容的根據。《不動產登記暫行條例》規定：不動產登記簿由不動產登記機構永久保存。不動產登記簿損毀、滅失的，不動產登記機構應當依據原有登記資料予以重建。由此可見，不動產登記檔案是不動產登記工作的原始依據，其重要性不言而喻，是不動產登記工作開展的基礎和基石，支撐不動產登記工作有序發展，因此不動產登記檔案信息資源管理模式的確定和建立至關重要。

不動產登記檔案基本由兩種介質構成，紙質檔案和電子檔案，因此，不動產登記檔案信息資源管理模式涵蓋物理管理與虛擬管理兩個方面。

（一）不動產檔案信息資源虛擬管理模式。虛擬管理是就物理管理模式相對而言，是對不動產檔案信息資源中電子檔案信息資源的管理，必須符合“四個統一”中對信息平臺建設的要求，即應建立不動產登記信息管理基礎平臺，實現不動產審批、交易和登記信息在有關部門間依法依規互通共享，消除“信息孤島”；推動建立不動產登記信息依法公開查詢系統，保證不動產交易安全，保護群眾合法權益。

不動產登記信息管理基礎平臺應當匯集管理行政區劃內的各類不動產檔案信息數據資源，成為不動產登記檔案數據中心，建立統一的不動產登記信息查詢系統，并按管理層次和登記類別設置查詢權限，統籌、協調對內、對外查詢服務，維護交易安全，保障個人隱私，確保信息數據準確、完整和安全。

（二）不動產檔案信息資源的物理管理模式，即不動產登記檔案的實體管理，主要指紙質檔案、權籍圖冊的管理。筆者認為就目前全國各省市不動產登記檔案管理的現狀而言，館藏檔案、管理水平、庫房條件、發展規模、人員管理狀況不一，面對不動產登記檔案管理問題，因此需要因地制宜，采取不同的管理模式，應符合檔案管理的基本原則：統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。不動產登記檔案專業性程度較高，按照統一管理的程度不同，可劃分為高度集中式、相對集中式兩種模式。

1、高度集中式，即實行不動產登記檔案統一、集中管理，應建設不動產登記檔案館庫，統一存儲各類不動產登記實體檔案，確保檔案保管條件符合國家標準，對本行政區劃內土地、房屋等不動產登記結果和原始資料進行集中存放與保管。

高度集中式的管理模式的優點是能夠集中保管不動產登記檔案，有利于不動產登記檔案的完整與安全，但其同時要求建設高標準的檔案庫房，能夠滿足不斷增長的不動產登記檔案的存放，而不同地區的不動產登記檔案的增速和增量不同，難以預計。僅以無錫為例，目前無錫房地產檔案館藏房產檔案約240萬卷，庫房面積約1500平方米，密集架總容量約1600立方米，面對日益增長的房產檔案，面臨不小的庫房建設壓力。一方面是不斷的豐富館藏，另一方面是要優化館藏。如果采用高度集中式的管理模式，集中管理不動產登記檔案，在不動產登記檔案庫房管理制度的基礎上，需要科學合理建設庫房甚至新建庫房，相關方案的制定、審批、動工建設等手續需要一定的周期性，相關資金、人員也要及時到位。

2、相對集中式，即按照不動產類型對不動產登記檔案進行相對集中保管，其中房屋等建筑物、構筑物和森林、林木等定著物應當與相應土地、海域登記檔案相關聯，可通過二維碼、物聯網等現代信息技術實現。

相對集中式的管理模式，可在現有庫房管理條件的基礎上進行不動產登記檔案管理，不需要大規模的人財物調動，可以在不動產登記檔案管理的實踐中逐漸摸索管理模式的適用性，可以是向高度集中式管理模式過渡的過渡管理模式，也可發展成為不動產登記檔案的管

理模式。缺點是庫房管理存在局限性，僅就某一類型的不動產登記檔案進行管理，分散的庫房存在一定的安全隱患，在登記機構統一的前提下，分別存放保管的不動產登記檔案易出紕漏，甚至造成檔案資料遺漏、遺失。

無論是高度集中式還是相對集中式，都應當執行標準化、規范化、一體化、實用化和科學化的原則，建設符合標準的現代庫房，建立高效、安全的管理模式，達到管理規范化、標準化、科學化。具體來說，一是建立不動產登記檔案各項管理制度，包括歸檔、鑒定與銷毀、庫房管理等，規范不動產登記檔案管理；二是采用先進的現代信息技術管理不動產登記檔案，逐步實現現代化管理，由檔案管理向信息管理轉變，由數據管理向知識管理轉變；三是提高管理人員素質，完善工作人員的知識結構，應掌握檔案專業知識、不動產登記業務知識及現代信息技術。