談物業設施設備接管驗收工作

來源:方北大廈管理中心 　發布時間:2017-02-06 08:29:14

 

物業設施設備接管驗收，是指物業服務企業在承接物業項目時，對物業的公共部位、共用設施設備進行的、以主體結構安全和滿足使用功能為主要內容的再檢驗，同時接受圖紙、說明文件等物業資料從而著手實施物業管理。

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接管驗收的目的

物業設施設備接管驗收是開展物業管理工作必不可少的重要環節，是物業管理的基礎工作和前提條件，也是物業管理工作真正開始后的首要環節。它不同于房屋建筑的竣工驗收，竣工驗收工作的四方為：建設方、施工方、設計方、監理方。一般情況下，物業服務企業受建設方委托直接參與新建項目的竣工驗收工作，但作為物業管理項目的接管驗收，物業管理方不應直接對施工方。舊項目的物業管理接管驗收還應當包括設施設備歷史維修資料的檔案交接。

物業設施設備接管驗收的目的是明確業主和物業服務企業雙方的責、權、利，維護各方的合法權益。這有利于提高物業設施設備管理的水平，確保物業設施設備的安全、可靠和平穩運行。

接管驗收的工作依據

物業設施設備接管驗收的工作依據主要包括：物業服務合同；設施設備各系統專業的國家、部頒、行業、地方有關設備和安裝施工工程質量驗收規范。如：《房屋接管驗收標準》建標{1991}第19號，《商品住宅實行住宅質量保證書和住宅使用說明書制度的規定》建房{1998}102號，《房屋建筑工程質量保修辦法》建設部{2000}第80號。

在正常使用條件下，建設工程的最低保修期限為：基礎設施工程、房屋建筑的基礎工程和主體工程，為設計文件規定的該項工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的衛生間、房間和外墻的防滲漏，為5年；供熱與供冷系統，為2個采暖期、供冷期；電氣管線、給排水管道、設備安裝和裝修工程，為2年；其它項目的保修期限由發包方和承包方約定。

建設工期的保修期，自竣工驗收合格之日起計算。

接管驗收中的檔案資料管理

完整的檔案資料對于確保物業設施設備的正常運行具有重要作用，做好檔案資料管理工作的目的在于實現規范管理、便于事后追溯，同時還可以作為管理證據。因此，設施設備的檔案資料管理也是物業設施設備接管驗收工作的重要一環。

物業設施設備的檔案資料主要包括設備原始檔案、設備技術資料和政府職能部門頒發的有關政策、法規、條例、規程、標準等強制性文件，以及設備使用、維修養護、修理、改造的運行管理檔案。

具體來說，物業設施設備檔案資料的管理包括兩個環節，即建檔和管理，而建檔環節又包括建立設施設備原始技術檔案和設備基礎管理檔案。

做好設施設備原始技術檔案建立工作，首先要做好設施設備原始技術資料的收集。這些原始技術資料主要是在物業項目設施設備和系統承接查驗雙方交接時由交驗方提交的竣工圖紙、竣工資料和技術資料以及生產廠家的安裝、維護、使用說明書與合同書等，承接方應安排專人按有關規范和制度的規定進行分類整理建檔，永久保存，按借閱制度供查閱使用。設施設備的基礎管理檔案是隨設施設備同壽命保存的。它主要包括：《設備登記卡》、《設備清單》、《設備臺賬》、《設備卡》等。

在設施設備的使用環節，物業服務企業還要注意建立設施設備的使用管理檔案，這主要包括設施設備運行維護檔案、維修改造檔案以及報廢檔案。

設施設備運行維護檔案的保存年限一般為3至5年，可定期處理。這一檔案主要包括：設備運行日志、故障處理記錄、巡檢記錄、事故處理報告、維修保養計劃、維修保養報告、設備完好率檢查評定、設備系統狀態參數測定記錄、設備及系統的專業安全檢驗報告等。

設備系統的維修、改造檔案主要包括：設備、設施、系統的專項修理、大修、中修、改造計劃以及實施合同、實施報告、驗收報告等。

設施、設備報廢檔案主要是設備、設施的報廢申請、評估情況和報廢記錄等。

對物業設施設備原始檔案資料的管理必須做到規范管理、分類歸檔、嚴格遵守規章制度，原件不得帶出資料室，由資料員保管和復制供應。

設備檔案資料按每臺單機整理，存放在設備資料檔案內，檔案編號與設備編號一致，按編號順序排列，定期進行登記和資料歸檔，要求做到：明確設備檔案管理責任到人；明確設備檔案的歸檔路線，包括：資料來源、歸檔時間、交接手續、資料登記等；明確設備檔案的內容和負責人；明確設備檔案的借閱辦法，防止丟失和損壞；明確重點設備檔案，做到資料齊全，登記及時、正確；設備檔案的變更、修改、填補要及時、準確。

接管驗收工作的實施

物業管理單位在接管物業項目前，應組建接管驗收工作組，按照設施設備系統，分系統、分專業、分工種對接管驗收各技術專業人員進行必備的培訓和組織現場勘探，明確工作責任與任務。其工作程序大致如下：

參加“接管驗收協調會”，將物業接管驗收方案通報各方；

按照建設方同各方會商的接管方案和國家、行業標準進行驗收。對在驗收中發現的問題進行逐項記錄并由有關各方簽字確認，每天結束后，各專業、各系統匯總當日驗收情況，并將需整改的內容交給移交方；

接管方一旦接收該區域/機房（設備間）的鑰匙，就立即進行封閉管理。移交方人員若再進入該區域，需嚴格按照接管方的規定進行登記并領取施工出入證；

不合格的問題，移交方按照甲方要求進行整改，并再次組織驗收；

全部驗收結束后，接管方匯總最終文件，參與驗收各方代表簽字，驗收完成。對尚未完成的整改工作，必須在驗收文件中逐項說明，接管方配合施工單位整改，逐步消項，在約定的時間內完成。

在設施設備的接管驗收工作中，物業服務企業要對相關專業技術人員的崗位職責進行明確。首先由技術總負責人負責組織設施設備的接管工作，由其安排各系統工程師對所屬系統設備開展清點驗收；負責聯系各方，檢查、培訓、協調各系統工作質量進度，解決發現問題，針對設施設備驗收狀況進行評估物業后期合理運行問題，在全部驗收后向業主提出相關系統設施設備運行方面的合理建議。同時，企業還要安排專業工程師和技工接受原設備生產、安裝、調試、管理單位的培訓，使其掌握本系統的設備操作、運行方法并指導下屬工程部技工接管、操作設備。

在設施設備接管驗收的后期，物業服務企業還要特別重視遺留問題的交接處理，發現問題及時上報建設方（業主），并積極跟進整改情況。在接管中未能發現的問題，設備接管運行后注意檢查收集，集中上報建設方并跟進處理情況。設施設備維修期內出現問題，均屬維保問題，應及時與設施設備責任方溝通、處理。